Nationaal Instituut voor de Orgelkunst

Inleiding
Doel en doelgroepen
Inrichting van het portaal (inhoudelijk; technisch)
Inventarisatie (bronsoorten; vindplaatsen; keuzes)
Organisatie (uitvoering; samenwerkende partijen)

Inleiding

Het digitale informatiesysteem biedt een scala aan mogelijkheden de kerngegevens te onderbouwen en voor diverse doeleinden in te zetten. Het onderbouwen van de kerngegevens wordt aan de ene kant gerealiseerd via een zogenoemd wetenschappelijk portaal, de exploitatie aan de andere kant via een zogenaamd publieksportaal.

Met het wetenschappelijk portaal wordt het mogelijk de kerngegevens niet alleen te onderbouwen met een opgave van geraadpleegde literatuur en niet gepubliceerde rapporten, maar kan het complete onderzoeksveld zichtbaar en toegankelijk worden gemaakt. Dat betekent naast een uitgebreide bronvermelding per instrument ook een overzicht van de vindplaatsen en beschikbaarheid van deze bronnen: archieven en bibliotheken. Een aparte zoekmachine moet het mogelijk maken het bronmateriaal op basis van diverse criteria te filteren.

Doel en doelgroepen

Het wetenschappelijk portaal heeft als doel het orgel gerelateerde onderzoeksveld in zo compleet mogelijk in kaart te brengen en de toegankelijkheid en bruikbaarheid ervan te vergroten. Daarmee wil het een professionele bijdrage leveren aan het behoud van dit Nederlandse cultuurerfgoed en het wetenschappelijk onderzoek ervan in het bijzonder. Het wetenschappelijk portaal beoogt ook het behoud van de verschillende orgelarchieven en -bibliotheken voor de toekomst.

Met het ontsluiten en beschikbaar stellen van zoveel mogelijk informatie van diverse aard moet het portaal toegankelijk, bruikbaar en aantrekkelijk maken voor verschillende doelgroepen: organologen, musicologen, orgelbouwers, organisten, componisten, orgeleigenaren, liefhebbers en geïnteresseerden.

Inrichting van het portaal

Het portaal wordt ingericht als een autonoom onderdeel van het informatiesysteem. In dit deel worden zoveel mogelijk orgelgerelateerde bronnen opgenomen, bronnen die de basis vormen van de kerngegevens. Met een bron wordt hier een informatiedrager in de ruime betekenis van het woord bedoeld.

In het portaal worden de bronnen in drie hoofdcategorieën ondergebracht: soorten bronnen, locaties en eigenaren/beheerders.

Het portaal wordt ook zo georganiseerd dat het één op één gekoppeld is aan de kerngegevens. Dit houdt in dat bij het raadplegen van een instrument in het portaal kerngegevens, automatisch de beschikbare bronnen, locaties en verdere informatie van het wetenschappelijk portaal zichtbaar wordt.

Het portaal zelf is te raadplegen met een eigen zoekmachine. Daarmee moet het mogelijk zijn niet alleen de bron te vinden op basis van de bronomschrijving maar ook op basis van de inhoud zelf. De belangrijkste zoektermen zullen zijn:

  • onderwerp (orgel; orgelbouwer; persoon)
  • brontype
  • datum
  • plaats
  • trefwoord inhoud (indien digitaal beschikbaar)

Elk zoekresultaat wordt, indien mogelijk, begeleid door een afbeelding (front) van gerelateerd(e) instrument(en).

Inventarisatie

Orgels zijn veelzijdige instrumenten en hebben raakvlakken met tal van disciplines. Dit betekent dat de vindplaatsen van bronnen die direct of indirect aan het orgel gerelateerd zijn, letterlijk en figuurlijk een groot gebied kunnen bestrijken. Niet alleen opdrachtgevers en orgelmakers produceren informatiedragers, ook bijvoorbeeld organisten, natuurkundigen, architecten en overheden blijven hierin niet achter.

Om de bronnen via het wetenschappelijk portaal te kunnen ontsluiten, moeten ze onder meer voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • vaststaan omschrijving en vindplaats
  • positieve autorisatie
  • eventueel digitaal beschikbaar, direct of via URL

Bronsoorten
Hieronder zijn de verschillende bronsoorten en informatiecategorieën weergegeven.

 

Bronsoorten en categorieën:

  • Beeldmateriaal (foto’s, tekeningen, prenten, schilderijen)
      • Historische situaties
      • Huidige situatie
      • Details (onderdelen instrument, kas en ornamentiek)
      • Werkzaamheden
  • Correspondentie (inhoudelijk en zakelijk)
      • Orgelmakers en/of opdrachtgevers/eigenaren
      • Adviseurs en/of organisten
      • Rijksdienst  en andere overheden
      • Overige
  • Publicaties (boeken, artikelen, tijdschriften, rapporten)
  • Technische informatie
      • Maten
      • Inscripties
      • Materiaal (incl. analyse )

 Vindplaatsen
De bronnen zijn bijna zonder uitzondering onderdeel van een archief en/of collectie.  Het eigendom  en/of beheer van die verschillende archieven en/of collecties kan bij particulieren , bij kerkelijke of wereldlijke instanties  en/of  overheden berusten.

Van de vindplaatsen van deze archieven en/of collecties is op dit moment geen volledig en actueel overzicht voorhanden, maar in grote lijnen zijn ze als volgt te traceren:

Particulier archieven en/of collecties
Zijn veelal aangelegd door organisten/adviseurs, historici, musicologen of liefhebbers en bevatten naast boeken, tijdschriften en foto’s vaak ook (originele) documenten en (restauratie) rapporten. Een aantal van deze archieven en/of collecties zijn inmiddels ondergebracht in een overheidsinstelling met bewaarfunctie. Bijvoorbeeld het archief van Maarten Albert Vente in de Bibliotheek van de Rijksuniversiteit Utrecht.

Er zijn ook voorbeelden van particuliere collecties bekend met alleen geluidsopnamen.

Archieven van orgelmakers
Dit zijn onder andere archieven van bestaande orgelmakers(bedrijven). Deze archieven kunnen zeer veelzijdig materiaal bevatten; van zakelijke en inhoudelijk correspondentie tot technische informatie en historische documenten.

De archieven van niet meer bestaande orgelmakers zijn op diverse locaties ondergebracht: bij orgelmakers, overheden of particulieren.

Kerkelijke archieven
Het zijn vooral de kerkelijke archieven die historische informatie bevatten over orgels. Deze archieven zijn bijna zonder uitzondering onder gebracht bij de gemeentelijke overheden (Gemeentearchieven).

Keuzes
Het is tijdrovend en kostbaar om alle beschikbare archieven te inventariseren en te digitaliseren. Daarom zullen keuzes moeten worden gemaakt: welke archieven en wat daaruit digitaliseren? De volgende richtlijnen bepalen mede de keuzes:

  • Archieven die op korte termijn verloren dreigen te gaan
  • Archieven die onvervangbare bronnen bevatten
  • Archieven die wat betreft omvang voldoende mogelijkheden bieden voor digitalisering
  • Archieven die niet door derden kunnen worden geïnventariseerd en waar nodig gedigitaliseerd

Organisatie ( samenwerkende partijen)

Het NIvO kan deze opdracht niet alleen uitvoeren. Er zal moeten worden samengewerkt met verschillende partijen en/of personen om dit project succesvol te maken.

De eigenaren/beheerders van de archieven
Met hen zal overlegd moeten worden over de wenselijkheid van het plan, de eventuele deelname daaraan en vervolgens de haalbaarheid betreffende het archiefmateriaal zelf.

Groep van deskundigen en vrijwilligers
Het is niet te verwachten dat de eigenaren/beheerders de praktische uitvoering ervan vanzelfsprekend zelf voor hun rekening kunnen of willen nemen. Daarom moet er een kleine groep van deskundigen en betrouwbare vrijwilligers beschikbaar zijn die de werkzaamheden kunnen voorbereiden en uitvoeren.

Het Project Metamorfoze (KB en NA)
Deze beschikken over de kennis en de financiële middelen om de digitaliseringswerkzaamheden van begin tot eind te begeleiden en voor het grootste deel te bekostigen.

Een erfgoedinstelling met bewaarfunctie
Het NIvO voldoet als particuliere stichting zonder eigen collectie en bewaarfunctie niet aan de voorwaarden om een subsidieverzoek in te dienen bij Metamorfoze. Een derde partij, die wel aan de voorwaarden voldoet, zou deze taak op zich moeten nemen en het NIvO de opdracht tot uitvoerder te geven.

Subsidieverstrekkende partijen
Metamorfoze bijvoorbeeld financiert maximaal 70% van de kosten voor het digitaliseren van bijzondere archieven en collecties en financiert 100% het digitaliseren van bijvoorbeeld tijdschriften.

Terug naar boven